Henkilötietojen käsittely 4H:ssa

Porvoon seudun 4H-yhdistys hallinnoi ja ylläpitää alla lueteltuja henkilörekistereitä sekä niihin liittyviä tietosuojaselosteita. Henkilörekisterit ovat osittain päällekkäisiä, sillä henkilörekisterit määräytyvät kerättyjen henkilötietojen sekä henkilötietojen keräämisen laillisen perusteen mukaan.

Tietosuojaselosteista käy ilmi, miten henkilötiedot on kerätty, miten niitä säilytetään sekä kuka/ketkä pääsevät tietoihin käsiksi. Jäsenet voivat katsella ja päivittää omia henkilötietojaan ottamalla käyttöön sähköisen jäsenkortin osoitteessa oma.4h.fi. Lisätietoja sähköisestä jäsenkortista löydät täältä.

Porvoon seudun 4H-yhdistyksen yleinen tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste: Porvoon seudun 4H-yhdistyksen toimintoihin (yleinen)
Pvm: 24.5.2018
Viite: Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi: Porvoon seudun 4H-yhdistys ry
Osoite: Runeberginkatu 32 E, 06100 Porvoo

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi: Emilia Ahlgren- Turunen, toiminnanjohtaja
Osoite: Runeberginkatu 32 E, 06100 Porvoo
Sähköposti: porvoo@4h.fi
Puhelin: 041-3185925

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Porvoon seudun 4H-yhdistys kerää jäsenien, toimintaan osallistuvien muiden henkilöiden, työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajien henkilötietoja toimintansa toteuttamiseen, tilastoimiseen ja tiedottamiseen siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä esim. työn tai toimintojen suorittamiseen ja toteuttamiseen.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä 4H-yhdistyksen arkistointi- ja hallintosääntöjä sekä hankkeiden puitteissa olevien henkilötietojen käsittelyssä myös maaseutuviranomaisen määräyksiä. (Lisäksi Laki maaseudun kehittämisen tukemisesta 28/2014 ja Valtioneuvoston asetus maaseudun hanketoiminnan tukemisesta 1174/2014).

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisterit sisältävät seuraavia henkilötietoja:

Jäsenet: Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan tiedot ja sähköpostiosoite sekä kuvauslupa. Liittymislomakkeessa kysytään myös allergioista, mutta niitä ei kirjata jäsenrekisteriin vaan se kysytään kussakin toiminnossa uudestaan. Lue lisää 4H-liiton jäsenrekisterin tietosuojaselosteesta.
Kerholaiset: Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan tiedot, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat sekä kuvaus- ja julkaisuluvat)
Kurssilaiset, leiriläiset ja retkeläiset: Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (nuori), huoltajan yhteystiedot sekä ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat sekä kuvaus- ja julkaisuluvat).
Työntekijät: Yhteystiedot, sähköpostiosoite, tilinumero sekä verotiedot ja verokortti. Työsopimus ja verokortti skannataan sähköiseen talousjärjestelmään, johon on myös kirjanpitäjällä pääsy.
4H-yrittäjät: Nimi, osoite, syntymäaika, kieli ja kansailaisuus, sähköpostiosoite, puhelin (nuorten yritysseteliä hakevilta tilinumero)
4H-yrittäjän yritysohjaaja: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelin
Asiakkaat: Nimi, osoite, puhelinnumero, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus)

Tietojen säilytysaika ja/tai säilytysajan määräytymisperusteet

Säilytämme kerättyjä henkilötietoja vain sitä varten kerätyn toiminnan ajaksi*. Paitsi; toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten. Osallistujalistoissa on vähintään osallistujan nimi, mutta tilastosta riippuen allekirjoitus sekä ikä/syntymävuosi tai muita tärkeimpiä tilastointitietoja. Noudatamme 4H-yhdistyksen arkistointi- ja hallintosääntöjä sekä hankkeiden puitteissa olevien henkilötietojen käsittelyssä myös maaseutuviranomaisen määräyksiä.
Kesätyöhaussa säilytämme työnhakulomakkeita nuoren työllistymisen ajan.
Työntekijöiden työsopimuksia ja tuntilistoja säilytetään arkistointisäännön mukaisesti. Työntekijöiden verokortteja ei säilytetä vaan ne lähetetään takaisin työntekijöille työsuhteen päätyttyä.
Kertaluontoisten työpalvelutilausten henkilö- ja työnsuoritustiedot poistetaan yhteydenpitotarpeen päätyttyä tai kunnes laskutus on suoritettu ja lasku maksettu. Satunnaisten, mutta toistaiseksi jatkuvien tai säännöllisten työpalvelutilaajien yhteystiedot ja työnsuoritustiedot säilytetään siihen asti kunnes ne pyydetään poistettavan.
Jäsentiedot säilytämme niin kauan kuin jäsen eroaa tai kun hän pyytää tietonsa poistettavan.

Rekisterit ajantasaistetaan sitä mukaa kuin muutospyyntöjä tulee, muutoin noin kerran tai kaksi kertaa vuodessa.

*Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Henkilö itse, hänen huoltaja/lähiomainen puhelimitse tai sähköpostilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään vain Porvoon seudun 4H -yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät vain Porvoon seudun 4H-yhdistyksen työntekijät sekä ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori sekä heidän esimiehensä. Tällöinkin tietoja luovutetaan vain sen verran kuin on välttämätöntä toiminnan suorittamista varten ja vain asianomaisten suostumuksella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.
Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.
Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.